Vous voilà face à votre to-do-list et vous ne savez pas vraiment comment vous allez vous en sortir avec une liste aussi chargée ? Vous pouvez parfaitement arranger les choses en apprenant à prioriser vos tâches. Il existe plusieurs outils qui peuvent vous aider dans ce sens. La matrice d’Eisenhower est l’un d’eux. Cette matrice permet de différencier les tâches urgentes et celles importantes.
La méthode Eisenhower : principe
Comme son nom l’indique, la matrice d’Eisenhower fait référence au président américain Dwight D. Eisenhower (1953 à 1961). Ayant été chef militaire avant de devenir le dirigeant de l’un des pays les plus puissants du monde, Eisenhower s’est illustré dans sa gestion des priorités.
La matrice d’Eisenhower consiste en un tableau qui sert à prioriser les tâches. Le tableau est constitué de 4 cases où sont classées les tâches selon leur urgence et leur importance. Utilisé à bon escient, c’est à la fois un outil d’organisation du travail, de gestion des priorités et d’aide à la prise de décision.
Les tâches seront ensuite traitées selon leur place dans les cases. Ainsi, les tâches qui sont à la fois urgentes et importantes sont mises dans la première case du tableau. Ces tâches sont à prioriser et à réaliser par soi-même. Dans la seconde case se trouvent les tâches qui ne sont pas urgentes, mais qui sont importantes. Ces missions sont à planifier. La case 3 contient les missions qui sont urgentes, mais qui ne sont pas importantes. Ces tâches peuvent, quant à elles, être déléguées. Enfin, les tâches qui ne sont ni urgentes ni importantes se trouvant dans la case 4 peuvent être abandonnées.
À partir de la matrice obtenue, vous pouvez ainsi vous organiser au mieux et dresser la liste des actions prioritaires qui requièrent toute votre attention et sur lesquelles vous devez vous concentrer davantage.
La matrice d’Eisenhower : avantages et inconvénients
En utilisant la matrice d’Eisenhower, vous serez à même d’optimiser vos temps de travail. Vous pouvez abandonner les tâches qui peuvent vous prendre beaucoup trop de temps alors qu’elles ne sont pas importantes et mieux vous concentrer sur les missions plus « productives ». D’autre part, utiliser la méthode Eisenhower peut vous décharger de certaines missions si vous vous sentez débordé. Si vous avez également du mal à déléguer parce que vous ne savez pas quand le faire, utiliser cette matrice peut vous aider à y voir clair et à définir les missions que vous pouvez confier à d’autres. Enfin, utiliser la matrice d’Eisenhower est un excellent moyen pour vous recentrer sur l’essentiel de votre travail et votre objectif principal.
Toutefois, comme toutes les méthodes, celle d’Eisenhower a également ses failles. D’un côté, la classification des tâches dans les quadrants de la matrice ne fait pas l’objet d’un traitement objectif. Ce qui n’est pas toujours une bonne démarche surtout quand il s’agit de prendre une décision objective. D’un autre côté, si vous voulez quelque chose de plus élaboré et de plus détaillé pour vous organiser au travail, la catégorisation en 4 parties de la matrice peut être trop basique.
La matrice d’Eisenhower : profils utilisateurs
La matrice d’Eisenhower a l’avantage d’être facile à comprendre. Elle est à la fois très visuelle et synthétique. Elle peut ainsi être très utile pour les managers qui veulent bien organiser leur travail ainsi que ceux de leur équipe. Mais, cette méthode est également conseillée aux collaborateurs désirant optimiser au mieux la répartition de leur temps de travail et augmenter ainsi leur productivité.
En fait, la matrice d’Eisenhower est surtout conseillée aux personnes qui sont souvent soumises à des fortes pressions de deadlines ou qui croulent trop souvent sous les tâches urgentes oubliant celles qui sont importantes. C’est le cas, par exemple, des créateurs d’entreprise en sous-effectif.
Mais, cette matrice est également destinée aux dirigeants et aux ingénieurs qui ont besoin d’un outil visuel pour avoir un aperçu de ceux qui les attendent.
Matrice d’Eisenhower : utilisation
Pour profiter au mieux de l’utilisation de la matrice d’Eisenhower, vous devez suivre 4 étapes.
La première consiste à lister l’ensemble des tâches dont vous devez vous charger. Regroupez-les à un endroit : dans des notes, sur des post-its, dans une application comme Trello ou sur Google Drive.
Essayez ensuite de placer chaque tâche dans la matrice d’Eisenhower. Pour ce faire, distinguez les tâches urgentes et celles importantes. Une tâche essentielle et stratégique pour mener à bien votre mission est une tâche importante et urgente.
Planifiez vos tâches en fonction de leur degré d’importance et d’urgence. Déléguez celles qui ne sont pas importantes, mais urgentes et abandonnez celles qui sont inutiles.
Intégrez la matrice dans vos routines de travail. Planifiez le moment où vous allez la remplir : en début de semaine ou en début de mois ou tous les jours.
