Le numérique nous facilite la vie ! Aujourd’hui, des centaines d’emails sont quotidiennement envoyés de part le monde. Nombre d’entre eux sont des e-mails professionnels. Il est important de savoir que dans la communication, tandis que la voix, le ton, la posture, le regard et les gestes corporels jouent un rôle important, les mots concourent seulement à hauteur de 7% dans la compréhension. Il convient alors de savoir les utiliser efficacement surtout dans le cadre professionnel. Pour impacter positivement votre correspondant, voici les 10 pièges à éviter dans votre email professionnel.
La mauvaise énonciation de l’objet
L’objet de votre email professionnel doit déjà renseigner sur le contenu et inciter le correspondant à ouvrir votre courriel. C’est la première phrase que lira votre correspondant. Vous devez l’accrocher par une bonne formulation. L’objet doit être court et informatif. S’il est trop long, une bonne partie ne s’affichera pas dans le champ qui lui est réservé. Vous devez toutefois éviter des objets du genre : Urgent ! et tout autre forme d’abréviations.
L’utilisation de la mauvaise formule de politesse en tête de l’email professionnel
L’usage des formules de politesse sont indispensables dans un email professionnel. Toutefois, il ne faut pas non plus verser dans la timidité par l’usage des formules trop lourdes. Les formules d’appels sont plus efficaces si elles contiennent le titre ou la position de votre correspondant : « Madame ou Monsieur le…, »
Toutefois, si vous ne connaissez pas le titre ou la position de votre correspondant, l’usage de « Madame ou Monsieur, » peut déjà faire l’affaire. Opter pour la politesse augmentera également vos chances avec des formules comme : « Chère Madame ou Cher Monsieur, ». Terminez toujours votre formule de politesse par une virgule et allez à la ligne pour la suite.
L’infiltration des fautes qui s’infiltrent
Un email professionnel truffé de fautes fait très mauvaise impression. Votre correspondant vous trouvera négligeant et paresseux et vous pourriez malheureusement en faire les frais. Un vocabulaire et une tournure simple est à souhaiter pour éviter le maximum de fautes. Votre interlocuteur ne prendra aucun plaisir à consulter son dictionnaire avant de vous comprendre.
Vous pouvez vous faire assister par le logiciel Word même si celui-ci ne vous garantit pas une correction optimale, son aide vous sera toutefois très utile. La relecture de votre email vous permettra de corriger les fautes qui échapperont au logiciel. La négation et la voie passive sont contre productifs.
Le mauvais usage des champs « Cc » et « Cci »
Tandis que le champ « Cc » est utilisé à titre purement informatif et n’appelle pas à l’action, le champ « Cci » est utilisé pour une information envoyée à l’insu des destinataires principaux. Choisissez donc le champ « Cci » si vous envoyez un email groupé pour ne pas transmettre l’adresse des autres correspondants. Un email envoyé en « Cci » n’appelle pas à une réponse.
L’envoi par erreur
Il n’est pas rare de se tromper de destinataire au moment de l’envoi d’un courrier électronique. Comme on le dit, l’erreur est humaine. Pour y remédier, vous pouvez notifier l’erreur au correspondant dans un deuxième email et renvoyer le courriel à la bonne adresse. Toutefois, il faut toujours bien vérifier l’adresse avant d’appuyer sur le bouton « Envoyer ».
L’abus de la ponctuation
La ponctuation peut changer le sens d’une phrase. Il faudra l’utiliser de manière appropriée. Un point d’exclamation mal placé peut faire paraître votre phrase comme un ordre et cela peut faire des dégâts.
L’usage des émoticônes
L’utilisation des émoticônes est semblable à l’usage de l’humour. Dans un email professionnel : c’est suicidaire ! Cela pourrait indisposer votre correspondant et créer l’effet inverse. Vous courrez le risque de ne pas être pris au sérieux. N’oubliez pas que vous êtes ici dans un cadre professionnel et votre email a la valeur d’un courrier administratif. Vous pouvez envoyer des courriels ou SMS à votre collègue avec des émoticônes en dehors du cadre professionnel.
Un email long et trop lourd
Le schéma et la structure facilitent grandement la compréhension et incitent votre correspondant à vous lire. Évitez les longues phrases et les paragraphes trop longs. La structure de votre email doit être aérée par l’usage de paragraphes courts et contenant chacun une information bien précise : ceci réduit l’effort visuel de vos lecteur et donne envie de vous lire. Aussi, faut-il éviter de mélanger différentes tailles de polices et veillez à l’usage du gras pour attirer l’attention de votre correspondant sur les informations les plus pertinentes. Présenter les données importantes sous forme de listes aidera à la clarté de votre texte.
L’utilisation des formules finales trop populaires
Opter pour une formule qui laisse une bonne impression à votre correspondant. Elle ne doit être ni exigeante ni triviale. Les formules telles que (Cordialement ! ou Bien à vous ! ) peuvent déjà faire l’affaire.
L’oubli de la signature
La signature s’avère très importante en matière d’emails professionnels. Elle renseigne sur votre entreprise et contient le statut juridique de votre société, les adresses, l’immatriculation, le logo et bien sûr, l’identité de l’expéditeur.
